Paramétrer et renouveler la durée de conservation des données candidats

Définissez une durée de conservation des candidatures pour être conforme aux RGPD

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
🚀 Les comptes sur la formule Standard et Pro
👩‍💻 Les utilisateurs au rôle d'Administrateur

Le recrutement et le RGPD sont étroitement liés car le processus de recrutement implique la collecte de données personnelles. Le RGPD introduit de nouvelles règles pour les pratiques RH, en particulier en ce qui concerne la durée de conservation des informations des candidats.

Découvrez les principes clés de conformité au RGPD dans le recrutement pour approfondir vos connaissances.

Dans cet article
Configurer la durée de conservation des données
Notification d'anonymisation prochaine
Prolonger la durée de conservation des données

Configurer la durée de conservation des données

1. Cliquez sur votre photo de profil en haut à droite, puis sur Réglages.
2. Dans la rubrique Mon entreprise, sélectionnez la page Protection des données, puis l’onglet Conservation des données.
3. Choisissez la durée de conservation des données : 6 mois, 1 an ou 2 ans.
4. Enfin, cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications.

Lorsque la durée de conservation des données d'un candidat arrive à son terme, les données du candidat sont automatiquement supprimées. Pour garder une trace de ce candidat dans la liste de vos candidatures, et ne pas impacter les statistiques de votre compte, le candidat est anonymisé.

Notification d'anonymisation prochaine

Vous pouvez suivre en temps réel les consentements proches de l'expiration grâce aux alertes et filtres.

• L'alerte sur la fiche candidat : Si un candidat est sur le point d'être anonymisé dans moins de 30 jours, une carte d'activité spécifique apparaît sur sa fiche candidat.
• Filtre CVthèque : Vous avez la possibilité de filtrer les candidats de votre CVthèque en fonction de la date d'expiration de leur consentement en utilisant le filtre Date d'expiration du consentement.

Prolonger la durée de conservation des données

Lorsqu'un candidat soumet une candidature à une offre d'emploi ou vous envoie une candidature spontanée, la durée de conservation des données est d'abord calculée à partir de la date de candidature du candidat.

Pour un candidat ajouté via l'ajout manuel, l'extension de sourcing ou l'e-mail sourcing, et qui n'a pas pu donner son consentement pour la conservation de ses données, le délai d'expiration est alors calculé à partir de la date de création du candidat.

Une fois que le délai de conservation est terminé, les données du candidat sont supprimées automatiquement, sauf si le candidat a renouvelé son consentement par le biais d'une nouvelle action ou depuis l'e-mail de renouvellement du consentement.

Nouvelle action du candidat

Certaines interactions avec le candidat sont prises en compte pour le calcul de la période de conservation des données. Si le candidat effectue l'une des actions mentionnées dans la liste ci-dessous, la date d'expiration sera repoussée en fonction de la durée de conservation que vous avez paramétrée.

• Le candidat soumet une nouvelle candidature à une offre d'emploi ou vous envoie une candidature spontanée.
  
  

  ☝️ Remarque : Si un candidat choisit de supprimer ses données puis postule à une de vos offres juste après, et avant la date d'expiration, ses informations ne seront pas anonymisées

• Vous avez envoyé un e-mail de renouvellement du consentement et le candidat a exprimé son souhait de conserver ses données.
• Le candidat répond à un e-mail que vous avez envoyé depuis Taleez.
• Le candidat accepte un rendez-vous créé manuellement depuis Taleez ou prend un rendez-vous depuis un lien de prise de rendez-vous.
• Le candidat répond à un formulaire complémentaire ou à un entretien vidéo différé.
• Le candidat effectue une action provenant des intégrations avec WeSuggest, Visiotalent, AssessFirst et Predictive Index.

Activer le renouvellement automatique du consentement

🚀 Les comptes sur la formule Pro

Lorsque cette option est activée, et que les conditions nécessaires sont remplies, un e-mail sera envoyé aux candidats 30 jours avant la date d’échéance pour leur proposer de renouveler leur consentement.

1. Cliquez sur votre photo de profil en haut à droite, puis sur Réglages.
2. Dans la rubrique Mon entreprise, sélectionnez la page Protection des données, puis l’onglet Conservation des données.
3. Cliquez sur le bouton on/off pour activer l'envoi d'un e-mail pour renouveler le consentement.
4. Enfin, cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications.
5. Dès lors que cette option est activée, un e-mail transactionnel sera envoyé à chaque candidat 30 jours avant la date d’échéance pour leur proposer de renouveler leur consentement.
   
   

   ✋ Attention : L'e-mail de renouvellement du consentement est envoyé aux candidats qui ont postulé à une offre, qui ont un e-mail valide, qui ne sont pas bloqués et qui ne sont pas désabonnés des communications. Si toutes ces conditions ne sont pas remplies, l'e-mail n'est pas envoyé et le candidat est anonymisé à la date d'expiration de son consentement.

6. Vous pourrez vérifier sur la fiche du candidat que l'e-mail a bien été envoyé et consulter la réponse du candidat (en attente ou refusée).
7. Les candidats qui reçoivent un e-mail de renouvellement de consentement peuvent choisir parmi deux options :
   • Conservez mes données : Lorsque le candidat accepte, la période de conservation de ses données personnelles sera prolongée. Après avoir choisi cette option, le candidat peut néanmoins revenir sur sa décision et demander à ce que ses données soient anonymisées.
   • Supprimez mes données : Si le candidat choisi cette option, ses informations personnelles seront anonymisées à la date d'expiration de son consentement. Néanmoins, s'il postule à l'une de vos offres avant la date d'expiration programmée, sa demande de suppression des données sera ignorée. En revanche, s'il postule après la date d'expiration, une nouvelle fiche candidat sera créée et les informations précédentes ne seront pas récupérées.