Configurer les modèles de demande de recrutement

Définissez les informations à renseigner pour initier une demande de recrutement et les étapes de validation nécessaires

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
🚀 Les comptes avec le module de demande d'ouverture de poste (en savoir +)
👩‍💻 Les utilisateurs ayant les droits d'administration sur Taleez et/ou le module de demandes de recrutements

Lors de la configuration du module de demandes de recrutements, vous devez créer des modèles de demande. Ces modèles vous permettent de définir les champs à remplir pour déclencher une nouvelle demande, ainsi que les étapes de validation nécessaires à transformer cette demande en recrutement.

Vos collaborateurs n’auront plus qu’à suivre cette trame pour effectuer leurs demandes en quelques clics. ☕️

Découvrez ici nos astuces pour définir le profil que vous allez recruter : Définir son besoin en recrutement : les actions incontournables.

 

Créer un nouveau modèle

 

1. Cliquez sur votre photo de profil en haut à droite, puis sur Réglages.
2. Dans la rubrique Mes recrutements, sélectionnez la page Demandes de recrutement, puis l'onglet Modèles.
3. Cliquez sur le bouton ➕ Créer en haut à droite.
4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez le nom de ce modèle et une description pour indiquer à vos collaborateurs dans quel cas l'utiliser.
5. Enfin, si vous souhaitez limiter l'utilisation de ce modèle à certains groupes d'utilisateurs, cochez les groupes concernés dans le champ Modèle lié aux groupes. En laissant ce champ vide, le modèle pourra être utilisé par tout le monde.
6. Cliquez sur Suivant pour passer à la configuration du formulaire de demande.

Composer le formulaire de demande

Les formulaires permettent de récolter auprès des personnes demandant une ouverture de poste les informations nécessaires aux valideurs pour étudier la demande. Ces informations seront également utiles pour rédiger l'offre d'emploi dans Taleez si la demande est validée.

 

1. Dans l'encart Formulaire de création, cliquez sur le bouton ➕ Ajouter un champ.
2. Lier votre champ à un champ de la future offre d'emploi : cliquez sur le menu déroulant Champ Taleez, et sélectionnez le champ ou la propriété d'offre souhaité.
   Si la demande est validée, ces informations seront utilisées pour préremplir l'offre d'emploi lors de sa création.
   
   

   ✋🏼 Attention : toutes modifications apportées à vos propriétés d’offre ne seront pas répercutées dans les modèles de demande et dans les demandes en cours. Vous devez faire la modification manuellement.

3. Créer un champ libre : compléter simplement le nom et la description du champ, puis choisissez un type parmi les formats proposés : texte court ou long, texte avec mise en forme, valeur numérique, liste à choix unique ou multiple, date, document.
4. Ajouter une condition d'affichage : cliquez sur l'icône ➕ Ajouter une condition d’affichage pour ajouter une condition, puis choisissez le champ de référence (il doit être au format Liste de choix) et la valeur conditionnelle. Ainsi, le champ en question ne sera visible que si la condition spécifiée est remplie.
5. Rendre un champ obligatoire : en cochant l'option Champ obligatoire, le demandeur ne pourra pas envoyer sa demande sans renseigner cette information.
6. Cliquez sur le bouton Créer pour valider la création de ce nouveau champ.
7. Répétez l'opération pour ajouter autant de champs que vous souhaitez au formulaire. Passez ensuite à la configuration des étapes de validation.

Paramétrer les étapes de validation

Les étapes de validation sont les étapes par lesquelles la demande de recrutement doit passer avant d’être transformée en offre d'emploi.

 

1. Dans l'encart Étapes de validation, cliquez à gauche sur le bouton ➕ Ajouter une étape. 
2. Donnez un nom à cette étape.
3. Sélectionnez les valideurs de cette étape parmi les options suivantes :
   • un utilisateur précis
   • un groupe d’utilisateurs : vous pouvez exiger la validation de tous les membres du groupe en cochant l'option Doit être validée par tout le groupe. Dans le cas contraire, il suffira d'une seule validation pour passer à l'étape suivante.
   • une relation hiérarchique du demandeur (N+1, N+2 ou N+3) : pour insérer une validation hiérarchique, il faut que chaque demandeur ait bien un manager associé, sans quoi la demande ne pourra jamais aboutir.
     
4. Vous pouvez demander aux valideurs de renseigner une ou plusieurs informations complémentaires : cliquez sur le bouton +Ajouter un champ en bas de l'encart de l'étape, puis procédez comme lors de l'ajout d'un champ au formulaire de création.
5. Pour terminer la création de votre modèle, cliquez en haut à droite de la page sur le bouton Enregistrer.

Modifier un modèle existant

Toujours sur la page de gestion des modèles, cliquez sur la ligne du modèle à modifier. Apporter ensuite les modifications souhaitées parmi les actions suivantes :

• Modifier ou supprimer un champ du formulaire ou d’une étape de validation : cliquez sur le champ. Une fenêtre d’édition s’ouvre et vous permet d’apporter des modifications. Pour supprimer le champ, vous retrouvez un bouton de suppression en bas à gauche de la fenêtre.
• Réorganiser l'ordre des champs ou des étapes : placez votre curseur sur les petits points en début de ligne de l'élément concerné. Lorsque votre curseur de souris change de forme, cliquez pour sélectionner l'élément et faites-le glisser vers le haut ou vers le bas pour modifier sa position dans la liste.
• Ajouter un champ au formulaire : cliquez en bas de l'encadré Formulaire de création sur le bouton ➕ Ajouter un champ, puis procédez comme à l'étape de la composition du formulaire.
• Ajouter une étape de validation : dans la colonne de gauche de l'encart Étapes de validation, cliquez sur le bouton ➕ Ajouter une étape, puis procédez comme à l'étape du paramétrage des étapes de validation.
• Supprimer une étape de validation : Commencez par retirer tous les champs qui y sont associés en cliquant sur chacun d'eux, puis en sélectionnant le bouton Supprimer situé en bas à gauche. Une fois tous les champs supprimés, vous pourrez cliquer sur l'icône de corbeille 🗑️ située dans le coin droit de l'encart de l'étape pour finaliser la suppression.

Cliquez sur le bouton Enregistrer en haut de votre écran pour sauvegarder les modifications.

Désactiver ou supprimer un modèle

Désactiver/réactiver un modèle de demande

Vous pouvez désactiver temporairement un modèle pour qu'il ne soit plus visible lors du lancement de nouvelles demandes de recrutement.

Rendez-vous pour cela sur la page de gestion des modèles, puis cliquez en bout de ligne du modèle concerné sur les trois points •••. Dans le menu qui apparaît, basculez le bouton "Activer" sur off pour désactiver le modèle. 

Vous pouvez à tout moment venir le réactiver en cliquant de nouveau sur le bouton.

Supprimer un modèle de demande

La suppression d'un modèle est proposée uniquement si celui-ci n'a pas encore servi. Pensez donc à la désactivation (cf paragraphe ci-dessus) si le modèle en question est déjà rattaché à des demandes.

Toujours depuis la page de gestion des modèles, cliquez sur les trois points ••• en bout de ligne du modèle, puis sur Supprimer.