Planifier un rendez-vous avec un candidat

Programmez vos entretiens avec les candidats directement depuis Taleez

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
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Lorsque vous souhaitez échanger avec un candidat, vous pouvez aisément planifier un entretien et lui envoyer une invitation depuis Taleez. Il vous est également possible d'inviter vos collaborateurs et des personnes externes à Taleez. ✌️

Pour plus de facilité, pensez à utiliser les liens de rendez-vous automatique. Vous pourrez inviter le candidat à réserver lui-même un créneau pour un entretien en fonction des disponibilités des participants.

 

Créer un nouveau rendez-vous

 

1. Depuis l'onglet d'activité Tâche / RDV de la fiche du candidat, cliquez sur le bouton Créer un rendez-vous.
   
   

   💡 Astuce : Créer un rendez-vous depuis l'icône rendez-vous dans les accès rapides de la fiche du candidat, ou depuis le bouton  Créer du menu.

2. Dans le panneau qui apparaît sur la droite, renseignez les informations suivantes :
   • Le titre du rendez-vous : ce titre sera envoyé à tous les participants.
   • La date et l'heure du rendez-vous
   • L'organisateur du rendez-vous : il est possible de se retirer de l'événement et de créer le rendez-vous pour un autre utilisateur, à condition que celui-ci ait synchronisé son calendrier.
     
     

     ☝️ Remarque : La confirmation de rendez-vous envoyée au candidat est toujours liée à l’organisateur du rendez-vous, peu importe qui crée le rendez-vous.

1. • Les participants au rendez-vous : vous avez la possibilité d'inviter plusieurs personnes à participer, qu'elles utilisent Taleez ou non. Pour inclure une personne externe à Taleez, il vous suffit de renseigner son adresse e-mail.

1. • Lieu physique ou lien de visioconférence : vous pouvez aussi indiquer un lieu, ou générer un lien pour un entretien en visioconférence. Si vous avez connecté votre compte Google, un lien Google Meet sera automatiquement créé. Pour Microsoft, un lien vers Teams ou Skype sera généré en fonction de votre compte.
   • La description du rendez-vous : ce champ vous permet d'ajouter des informations sur le rendez-vous. 
   • Le rappel de SMS : si vous avez souscrit au module de SMS, vous pouvez activer le rappel automatique du rendez-vous par SMS.
2. Enfin, cliquez sur le bouton Créer le rendez-vous. Dès que vous validez, l'événement est synchronisé avec votre agenda et une invitation est envoyée aux participants. 

Trouver un créneau disponible

 

Si vous êtes seul à participer au rendez-vous, vous pouvez consulter vos propres disponibilités en cliquant sur le lien Trouver une disponibilité au-dessus du champ Date. Une nouvelle fenêtre latérale s'ouvre et vous n’avez plus qu’à choisir le créneau qui vous convient.

Si vous invitez plusieurs participants à un rendez-vous, nous vous proposons aussi de consulter les créneaux que vous avez en commun. Seule condition, que vos collaborateurs aient préalablement synchronisés leurs agendas dans Taleez.

Dans l'encadré, sous le champ Participants, cliquez sur le lien  Trouver une autre disponibilité commune. Une nouvelle fenêtre latérale s'ouvre et vous n’avez plus qu’à choisir le créneau qui convient.

Modifier un rendez-vous planifié

Depuis le fil des activités de la fiche candidat, cliquez sur l'icône à trois points ••• qui apparaît au survol dans l'angle droit de la carte du rendez-vous pour l'épingler, le modifier ou le supprimer :

•   Épingler : si vous souhaitez mettre en avant le rendez-vous, vous pouvez l'épingler pour qu'il apparaisse en haut des onglets d'activité Tous et Tâche / RDV.
•   Modifier : pour apporter des modifications à un événement. Les modifications apportées seront synchronisées avec votre agenda et tous les participants en seront notifiés.
•   Supprimer : pour annuler un événement. L'annulation sera également synchronisée avec votre agenda et tous les participants en seront notifiés. La suppression d’un rendez-vous étant définitive, faites preuve de vigilance.