Importer ma base de candidats via un fichier .csv

Comment importer tous mes candidats dans Taleez ?

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
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Il existe plusieurs façons d'importer des candidats dans votre compte Taleez. Vous pouvez les ajouter manuellement un à un, transférer leur CV par e-mail ou importer les CVs via un fichier .zip. Si vous souhaitez importer des informations spécifiques sur vos candidats, en plus de leur nom, prénom, e-mail et téléphone, vous pouvez utiliser l'import à partir d'un fichier .csv.

Dans cet article, vous trouverez tous les détails concernant les deux étapes nécessaires pour importer vos données : la préparation des données et le lancement de l'import.

Étapes préparatoires à l'import de vos données

1. Préparer un fichier contenant les informations des candidats un fichier .csv

La première étape consiste à préparer un fichier contenant les informations que vous voulez importer sur vos candidats. Ce fichier peut être créé sur Excel ou Google Sheet dans un premier temps, mais il devra être exporté au format .csv pour pouvoir être intégrer à Taleez.

☝️ Remarque : le fichier ne doit pas faire plus de 500 lignes et doit comprendre une ligne pour le nom des colonnes. Vous pouvez donc importer 499 candidats lors de votre import. Gardez ce chiffre en tête lors de la préparation des données.

Les colonnes indispensables

Veillez à prévoir au moins les colonnes suivantes : nom du candidat, prénom du candidat, adresse mail, numéro de téléphone, CV.

Si vous souhaitez importer d'autres informations, comme des compétences, une date de disponibilité, etc., prévoyez d'autres colonnes pour ces éléments.

Le format de la colonne CV

Dans la colonne CV de votre fichier .csv, renseignez le nom complet du CV, par exemple cv-prénom.pdf. L'extension du fichier (.pdf, .jpg, .jpeg, etc.) fait partie du nom, il ne faut donc pas oublier de la renseigner.

✋ Attention : Si vos CVs sont répartis dans plusieurs sous-dossiers, il est nécessaire d’indiquer le chemin d’accès complet du CV dans votre fichier .csv.

Les cellules contenant plusieurs valeurs

Il est possible de renseigner plusieurs valeurs dans une même cellule de votre fichier. Cela peut vous être utile pour les propriétés de type choix multiple, pour les tags candidats et pour les viviers.

Pour ce faire, pensez à bien séparer les éléments d'une même cellule par un symbole (point-virgule, tiret, etc.). Lors de l'import, nous vous demanderons quel symbole permet de séparer les différentes valeurs.

✋ Attention : veillez à ne pas mélanger les tags candidats et les tags d'offre d'emploi dans la même colonne.

Les formats de type date

Les formats de date acceptés sont ISO 8601, Unix timestamps (Millisecondes), soit 22-06-2000 ou 22/06/2000.

La date de création du candidat

La date de création est une "propriété système" qui est liée au déclenchement du délai de conservation des données (RGPD). Pour cette raison, il n'est pas possible de modifier la date de création d’un candidat.

2. Créer les propriétés candidats dans Taleez

Il est ensuite nécessaire de comparer les colonnes de votre fichier avec les propriétés candidats présentes dans Taleez. En effet, ces propriétés candidats seront ensuite liées aux colonnes de votre fichier .csv.

Si des propriétés sont manquantes dans Taleez, vous pouvez créer des propriétés supplémentaires.

☝️ Remarque : sachez que le nom, le prénom du candidat, l'adresse mail, le numéro de téléphone et le nom du CV ne nécessitent pas la création de propriétés car elles existent déjà par défaut.

3. Préparer le dossier contenant les CVs

Dans un premier temps, assurez-vous que la valeur de la colonne "CV" dans le fichier .csv corresponde parfaitement au nom du CV.

Dans un second temps, compressez vos fichiers CVs ou le dossier contenant les CVs au format .zip (taille maximum de 5 Go).

✋ Attention : Si vos CVs sont répartis dans plusieurs dossiers, pensez à indiquer le chemin d’accès complet du CV dans la colonne CV de votre fichier .csv.

Configurez votre import de candidats

Lorsque vous avez préparé tous les éléments, il ne vous reste plus qu'à réaliser l'import.

Cliquez sur votre photo de profil en haut à droite, puis sur Réglages.
Dans la rubrique Mes recrutements, sélectionnez la page Sourcing, puis sur l'onglet Import de candidats.
Déposez votre fichier .csv dans la zone ou cliquez sur le lien choisir un fichier.

Liez les colonnes de votre document aux propriétés correspondantes dans Taleez. Si vous souhaitez ne pas importer une colonne, vous pouvez la retirer en cliquant sur l'icône corbeille 🗑 en bout de ligne.

☝️ Remarque : Pour les propriétés Taleez de type choix unique ou choix multiple, liez les valeurs de la colonne du fichier .csv avec les valeurs de la propriété Taleez. Pour les propriétés Taleez de type choix multiple, indiquez éventuellement le symbole qui sépare les différentes valeurs contenues dans une même cellule de votre fichier .csv.

Cliquez sur le bouton Suivant, puis déposez votre fichier compressé au format .zip contenant les CVs.
Vérifiez les informations importées dans le tableau récapitulatif. Pour corriger les éventuelles anomalies ou apporter des modifications de dernière minute, cliquez simplement sur une ligne.
Après vérification, cliquez sur le bouton Lancer l'import. Il peut être nécessaire de patienter quelques instants avant de pouvoir lancer l’import, le temps que l’import du dossier des CVs soit complet.
Avant de finaliser l'import, nous vous demandons de confirmer le recueil du consentement des profils importés. Enfin, cliquez sur le bouton Lancer l'import.

L'import des candidats peut prendre plusieurs dizaines de minutes, en fonction du volume du fichier. Vous serez informé par e-mail lorsque l'import sera terminé. En attendant, vous pouvez continuer votre navigation sur Taleez.

Tous les candidats seront créés dans votre CVthèque Taleez, et automatiquement associés à un vivier portant le nom de la date de l'import.