Envoyer des e-mails aux candidats

Communiquez par e-mail avec vos candidats directement depuis Taleez

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Communiquez par e-mail avec vos candidats directement depuis Taleez et retrouvez l'historique des échanges dans chaque fiche candidat.

Si vous vous posez la question de savoir s'il faut utiliser le tutoiement ou le vouvoiement avec les candidats, nous vous recommandons de consulter l'article du blog sur le sujet : Tutoyer ou vouvoyer les candidats, telle est la question ? 👋

 

Dans cet article
Fonctionnement des messages et conversations
Envoyer un message à un candidat
Mettre en forme vos messages
Suivre l'ouverture des messages

Fonctionnement des conversations par e-mail

Lorsque vous recevez des réponses d’un candidat, elles sont regroupées au sein d'une même conversation. Une nouvelle conversation est initiée lorsque l'objet du message est modifié, basée sur l'objet du mail et les réponses des participants. Vous pouvez ainsi maintenir la continuité d'une conversation en répondant au dernier message reçu.

Depuis la fiche candidat, les messages apparaissent de manière indépendante et chronologique dans l'onglet Messages de la fiche.

Dans la Messagerie, les messages sont organisés en conversations. Une ligne unique indique le nom du correspondant et le nombre de messages dans la discussion. En un clic, accédez directement à l'historique de la conversation.

De son côté, le candidat répond à vos messages via sa propre messagerie, en utilisant l'adresse e-mail liée à la conversation. Cette adresse peut être personnalisée pour garantir une expérience cohérente.

Envoyer un e-mail à un candidat

Vous pouvez démarrer une nouvelle conversation avec un candidat, ou simplement répondre dans une conversation existante, depuis l’onglet Messages de sa fiche candidat ou en utilisant la Messagerie.

 

Envoyer un e-mail à un candidat

  1. Démarrer une nouvelle conversation : Depuis la fiche d'un candidat, rendez-vous dans l'onglet Messages de sa fiche, puis cliquez sur le bouton  Nouvel e-mail pour créer une conversation. Une fenêtre déportée s'ouvre et vous permet de commencer la rédaction de votre message.
  2. Copie Carbone (CC) : Lorsque vous démarrez une conversation avec un candidat, vous pouvez ajouter des destinataires en copie carbone (CC) de la même manière que vous le faites dans votre application de messagerie régulière. Cliquez sur le texte CC à côté du nom du candidat.
  3. Objet : Spécifiez l'objet de l'e-mail pour une identification claire de la conversation et insérez éventuellement une variable pour plus de personnalisation.
  4. Envoi de l'e-mail : Une fois votre message prêt, cliquez sur le bouton Envoyer pour faire partir l'e-mail immédiatement, ou sur l'icône horloge à droite pour planifier l'envoi ultérieurement.

    ☝️ Remarque : Pour les envois programmés, il est nécessaire de compter un délai de 2 minutes. Un e-mail programmé à 10h00 est en réalité envoyé à 10h02.

  5. Annuler l'envoi : Vous disposez de 15 secondes pour annuler votre envoi d'e-mail.
  6. Continuité de la conversation : Pour répondre à un candidat sans créer de nouvelle conversation, appuyez simplement sur Répondre en bas du dernier message reçu.

 

💡 Astuce : programmez l'envoi automatique de messages à différentes étapes du parcours de recrutements ou envoyez le même message à plusieurs candidats grâce aux actions groupées.

Mettre en forme vos e-mails

La mise en forme ajoute de la précision et de la clarté à vos messages avec les candidats. Lorsque vous rédigez un e-mail, vous pouvez utiliser la barre d’outils de mise en forme sous la zone de saisie de texte.

 

Mettre en forme un e-mail


  • Modèles de message : D'un simple clic sur l'icône modèle de message , insérez un modèle de message que vous avez personnalisé pour chaque situation.

    Attention : Pour insérer un modèle de message, préférez l'icône modèle de message au raccourci +. Ce raccourci permet d’insérer uniquement le texte du modèle, mais la pièce jointe et l'objet du modèle ne seront pas insérés.

  • Mise en forme du texte : Sélectionnez le texte et cliquez l’icône mise en forme pour mettre le texte en gras, italique, ou souligné, le transformer en liste à puce ou en liste numérotée, ajouter un lien ou supprimer le formatage.
  • Émoji : Dynamisez vos messages en insérant des émoticônes via l'icône émoji .
  • Pièces jointes : Utilisez l'icône pièce jointe pour partager des documents pertinents à vos candidats (fichiers acceptés : pdf, rtf, png, jpeg, svg, webp, bmp, heic, heif, tiff, odt, ods, odp, pages, numbers, keynote, xls, xlsm, ppt, docx, xlsx, pptx, ppsx et zip).
  • Signature : En un clic sur l'icône signature , ajoutez automatiquement votre signature à la fin de votre message pour le personnaliser.
  • Liens de rendez-vous : Pour proposer au candidat de réserver un créneau dans votre agenda pour un futur rendez-vous, insérer un lien de rendez-vous en utilisant l'icône calendrier .
  • Formulaire complémentaire : Récoltez des informations supplémentaires auprès des candidats en leur partageant un formulaire complémentaire via l'icône formulaire
  • Variables : Intégrez le caractère # dans votre message ou dans l'objet pour accéder à une liste de variables utiles, comme le nom du candidat ou l'intitulé de l'offre à laquelle il a postulé.

☝️ Remarque : Si vous utilisez les variables du nom et du prénom pour personnaliser votre message ou l'objet, vérifiez la manière dont ceux-ci figurent dans la fiche candidat, car nous les ajouterons tel quel à vos envois. Vous pouvez également choisir d'uniformiser les noms et prénoms de tous vos candidats.

Suivre l'ouverture des e-mails

Lorsque le candidat a ouvert votre e-mail, l'icône coche apparaît en vert en bas à droite de votre message. Au survol, la date et l'heure de l'ouverture de l'e-mail vous sont précisées. Le candidat n'a plus qu'à répondre au mail pour que sa réponse apparaisse dans Taleez.

 

Suivre l'ouverture des e-mails

 

☝️ Remarque : la méthode qui nous permet de suivre l'ouverture des messages n'est pas infaillible. Dans de rares cas, il peut arriver que le message soit noté comme non lu dans Taleez alors que le candidat l’a bien ouvert (faux négatif), ou que le message soit marqué comme vu dans Taleez alors qu'il ne l’a pas ouvert (faux positif).