Ajouter des actions automatiques à mes workflows de recrutement

Programmez des actions à chaque étape de votre parcours de recrutement pour gagner du temps dans le traitement de vos candidatures

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
🚀 Les comptes sur la formule Pro
👩‍💻 Les utilisateurs aux rôles d'Administrateurs et Recruteurs

Les actions automatiques vous débarrassent des tâches chronophages pour vous permettre de vous concentrer que sur l'essentiel. 💆

Le principe est simple, dès que vous déplacez un candidat dans une étape qui comporte une action automatique, elle sera automatiquement réalisée. Vous pouvez gagner en précision en ajoutant des conditions de réalisation à vos actions automatiques.

Dans cet article

Les différentes actions automatiques
Ajouter des actions automatiques
Ajouter des conditions de réalisation aux actions automatiques
Contrôler les actions automatiques

Les différentes actions automatiques

Voici les différentes actions que vous pouvez automatiser au travers de votre workflow :

L'envoi automatique d'un e-mail ou d'un SMS au candidat, pour lui partager un rendez-vous ou l'informer de l'avancée de sa candidature.

💡 Astuce : Insérez un lien de rendez-vous ou un formulaire complémentaire à un candidat dans un e-mail automatique.
La demande d'évaluation d'un candidat pour un ou plusieurs de vos collaborateurs.
La planification d'une tâche pour vous ou pour un collaborateur, pour ne pas oublier de réaliser ultérieurement une action manuelle.
Le partage d’un profil candidat par e-mail à une personne extérieure à Taleez.
L'ajout d'un tag au candidat pour le qualifier et le retrouver plus facilement.
La mise à jour automatique d'une propriété candidat pour changer la valeur d'une propriété.
L'envoi d'un entretien vidéo différé pour demander aux candidats de s'enregistrer pour répondre à une question.
L'ajout du candidat à un vivier de votre CVthèque pour retrouver facilement son profil par la suite.
L'envoi automatique d'une enquête Net Promoter Score (NPS) pour savoir ce que les candidats pensent du processus de recrutement.
L'envoi automatique d'une évaluation Assessfirst ou WeSuggest à un candidat (fonctionnalité disponible uniquement pour les comptes intégrés à l'une de ces solutions).

Ajouter des actions automatiques

Les actions automatiques peuvent être ajoutées à vos workflows lorsque vous créez de nouveaux modèles. Cela vous évite de devoir créer les actions automatiques à chaque lancement de poste.

Vous avez en revanche la main pour modifier ces actions automatiques lorsque vous créez un nouveau recrutement. Vous pouvez en effet modifier les actions déjà en place si certaines sont déjà prévues dans le modèle de workflow, ou en ajouter de nouvelles.

Enfin, vous pouvez également utiliser les actions automatiques pour le traitement de vos candidatures spontanées.

Lorsque vous êtes dans l'aperçu de votre workflow, cliquez sur le bouton ➕ Ajouter une action (en haut à droite de l'écran ou au survol d'une étape).
Dans le panneau latéral, choisissez le type d'action que vous voulez déclencher, puis remplissez les champs demandés pour la configurer.
Enfin, cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider.

Ajouter des conditions de réalisation aux actions automatiques

Qu'est-ce qu'une condition de réalisation ?

Une condition de réalisation permet de ne déclencher une action automatique que si certaines conditions sont remplies. Elle est basée sur une valeur attendue dans une propriété candidat, et va déterminer le déclenchement de l’action.

Si la condition est remplie lorsque le candidat arrive dans l'étape, alors l'action est exécutée. Au contraire, si la condition n'est pas remplie, l'action automatique est filtrée et ne s'exécute pas.

Vous pouvez, par exemple, assigner des tâches à des collaborateurs selon la réponse du candidat à une question du formulaire.

Ajouter une condition à une action automatique

Lorsque vous créez une nouvelle action automatique, ou que vous en modifiez une existante, cliquez sur le bouton ➕ Ajouter une condition, sous le premier champ.
Choisissez la propriété candidat conditionnelle.
Sélectionnez ensuite les valeurs conditionnelles de la propriété. Si plusieurs valeurs sont sélectionnées, c’est un “ou” qui s’applique entre toutes ces valeurs.
Enfin, cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder votre action automatique avec condition.
Lorsqu'une condition est appliquée à une action automatique, un label Condition apparaît à côté de l'action automatique dans l'aperçu de votre workflow.

☝️ Remarque : Vous pouvez combiner plusieurs conditions sur une même action, c'est alors un "et" qui s'applique entre les conditions.

Contrôler les actions automatiques

Cliquez sur votre photo de profil en haut à droite, puis sur Réglages.
Dans la rubrique Mes recrutements, sélectionnez la page Worfklow, puis l’onglet Historique des actions automatiques.
Consulter ici les actions automatiques passées et futures, et gérez les actions en erreur et les actions filtrées.

Les actions filtrées

Une action peut être filtrée lorsqu'elle ne remplit pas les conditions d’exécution ou car le candidat est déjà passé dans cette étape. Dans ce cas, elle apparaît au statut ❌ Filtrée. Si vous souhaitez quand même déclencher l'action, cliquez sur le bouton Relancer l'action.

Les actions en erreurs

Une action peut ne pas être déclenchée dans certains cas, par exemple lorsque l'e-mail du candidat n'est pas valide. Dans ce cas, l'action non déclenchée a un statut ❌ Erreur.

Pour connaître la raison de l'erreur placez votre curseur sur le statut, une étiquette s'affichera indiquant le type d'erreur. Si vous souhaitez relancer l'action, cliquez sur le bouton Relancer l'action.