Définissez une durée de conservation des candidatures pour être conforme aux RGPD
Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
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Le recrutement n’a pas abouti et vous vous demandez combien de temps conserver les données du candidat non embauché ?
En cas d’absence de demande de suppression des données de la part du candidat, et conformément au Règlement Général sur la Protection des Données, les données des candidats peuvent être conservées pour une durée maximum de deux ans.
Lorsque ce dernier est sur le point d'expirer, vous pouvez relancer chaque candidat sur le renouvellement de son consentement à l'aide d'un e-mail automatique. ☕️
Paramétrer la durée de conservation des données
- Cliquez sur votre photo de profil en haut à droite, puis sur Réglages.
- Dans la rubrique Mon entreprise, sélectionnez la page Protection des données, puis l’onglet Conservation des données.
- Choisissez la durée de conservation des données : 6 mois, 1 an ou 2 ans.
- Enfin, cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications.
Lorsque la durée de conservation des données d'un candidat arrive à son terme, elles sont automatiquement supprimées. Pour garder une trace de ce candidat dans la liste de vos candidatures, et ne pas impacter les statistiques de votre compte, le candidat est transformé en "candidat anonymisé".
Activer le renouvellement automatique du consentement
Lorsque cette option est activée, un e-mail sera envoyé aux candidats 10 jours avant la date d’échéance pour leur proposer de renouveler leur consentement.
- Cliquez sur votre photo de profil en haut à droite, puis sur Réglages.
- Dans la rubrique Mon entreprise, sélectionnez la page Protection des données, puis l’onglet Conservation des données.
- Cliquez sur le bouton on/off Envoyer un e-mail pour renouveler le consentement.
- Enfin, cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications.
Dans l'e-mail que les candidats reçoivent, ils auront le choix parmi deux options : Conservez mes données et Supprimez mes données. Lorsque le candidat accepte, la période de conservation de ses données personnelles sera prolongée. En revanche, si le candidat refuse, ses informations personnelles seront supprimées et le candidat sera anonymisé.
Comprendre pourquoi la conservation de certains candidats est prolongée
Si certains candidats ne sont pas anonymisés alors qu'ils sont dans votre base depuis longtemps, plusieurs explications sont possibles :
- Vous avez activé l'option de renouvellement du consentement et le candidat a cliqué sur "Conservez mes données" dans l'e-mail reçu.
- Une nouvelle activité entraînant la remise à zéro du délai de conservation a eu lieu sur le candidat : il a postulé à une nouvelle offre d'emploi dans votre entreprise, ou il a répondu à un e-mail de votre part (ce sont les seules activités qui relancent le délai de conservation des données).
Le cas des candidats ajoutés manuellement à votre base
Un candidat ajouté à votre base par vos soins (création d'une fiche candidat manuellement, sourcing via l'extension navigateur ou transfère via l'e-mail sourcing) n'a pas pu donner son consentement via Taleez pour la conservation de ses données.
Il n'est donc pas soumis aux mêmes règles que les candidats ayant déposé une candidature (à une offre d'emploi ou spontanée). Voici les règles de conservation appliquées dans ces différents cas :
- Vous avez échangé par e-mail avec le candidat : le délai d'expiration (paramétré dans vos réglages de conservation des données) sera calculé à partir du dernier e-mail que vous avez reçu de la part du candidat. Au bout du délai d'expiration, il sera anonymisé directement et ne recevra pas d'e-mail de renouvellement de consentement, même si vous avez activé cette option dans les réglages.
- Vous n'avez pas échangé par e-mail avec le candidat : le délai d'expiration (paramétré dans vos réglages de conservation des données) sera calculé à partir de la date de création du candidat. Au bout du délai d'expiration, il sera anonymisé directement et ne recevra pas d'e-mail de renouvellement de consentement, même si vous avez activé cette option dans les réglages.