Paramétrer la durée de conservation des données candidats

Définissez une durée de conservation des candidatures pour être conforme aux RGPD

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
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Le recrutement n’a pas abouti et vous vous demandez combien de temps conserver les données du candidat non embauché ?

En cas d’absence de demande de suppression des données de la part du candidat, et conformément au Règlement Général sur la Protection des Données, les données des candidats peuvent être conservées pour une durée maximum de deux ans.

Lorsque ce dernier est sur le point d'expirer, vous pouvez relancer chaque candidat sur le renouvellement de son consentement à l'aide d'un e-mail automatique. ☕️

Paramétrer la durée de conservation des données

  1. Cliquez sur votre photo de profil en haut à droite, puis sélectionnez ⚙️ Réglages dans le menu.
  2. Dans la rubrique Général de la colonne de gauche, cliquez sur Protection des données et sélectionnez l'onglet Conservation des données.
  3. Choisissez la durée de conservation des données : 6 mois, 1 an ou 2 ans.

 

réglages-conservation-données

 

Lorsque la durée de conservation des données d'un candidat arrive à son terme, elles sont automatiquement supprimées. Pour garder une trace de ce candidat dans la liste de vos candidatures, et ne pas impacter les statistiques de votre compte, le candidat est transformé en "candidat anonymisé".

 

☝️ Remarque : Le décompte de la durée choisie se fait à partir de la date de candidature ou de la dernière activité avec le candidat (échanges de messages ou nouvelle candidature du candidat).

Activer le renouvellement automatique du consentement

  1. Cliquez sur votre photo de profil en haut à droite, puis sélectionnez ⚙️ Réglages dans le menu.
  2. Dans la rubrique Général de la colonne de gauche, cliquez sur Protection des données et sélectionnez l'onglet Conservation des données.
  3. Cliquez sur le bouton on/off Envoyer un e-mail pour renouveler le consentement.
  4. Enfin, cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications.

 

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Lorsque cette option est activée, un e-mail sera envoyé aux candidats 10 jours avant la date d’échéance pour leur proposer de renouveler son consentement.

Dans l'e-mail que les candidats reçoivent, ils auront le choix parmi deux options : Conservez mes données et Supprimez mes données. Lorsque le candidat accepte, la période de conservation de ses données personnelles sera prolongée. En revanche, si le candidat refuse, ses informations personnelles seront supprimées et le candidat sera anonymisé.

 

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Comprendre pourquoi la conservation de certains candidats est prolongée

Si certains candidats ne sont pas anonymisés alors qu'ils sont dans votre base depuis longtemps, plusieurs explications possibles :

  • Vous avez activé l'option de renouvellement du consentement et le candidat a cliqué sur "Conservez mes données" dans l'e-mail reçu. 
  • Une nouvelle activité entraînant la remise à zéro du délai de conservation a eu lieu sur le candidat : il a postulé à une nouvelle offre d'emploi dans votre entreprise, ou il a répondu à un mail de votre part (ce sont les seules activités qui relancent le délai de conservation des données).